kako izbeci zamke sa agencijom za knjigovodstvo

Najskuplje greške knjigovođe i kako ih izbeći

Kako izbeći najveće zamke u radu sa knjigovodstvenom agencijom?

Svima nam je dobro poznata izreka: “Ko radi taj i greši“, ali ne koštaju nas sve greške isto . Ukoliko, na primer, pogreši osoba zadužena za marketinške poslove, nadređeni će skrenuti pažnju i posledica (uglavnom) neće biti, ali kada se greška otkrije u knjigovodstvenim poslovima, stvar se obično završava plaćanjem kazne.

Knjigovođa zato ne može sebi da dozvoli takav luksuz kao što je loše raspoloženje, problemi lične prirode ili besana noć, jer njegov posao zahteva koncentrisanost kako ne bi doveo u neprijatnu situaciju kompaniju u kojoj je zaposlen, klijenta, ali i svoju reputaciju. U nastavku pročitajte koje greške knjigovođe najviše koštaju i šta učiniti da do njih ne dođe.

1. Nepoznavanje mogućnosti za umanjenje poreza

Zbog ovakve greške knjigovođa neće biti kažnjen, ali ona može mnogo da košta preduzeće. Kako bi se to izbeglo, agencija za knjigovodstvo pored stručnjaka za knjigovodstvo treba imati i osobu koja poznaje poreske zakone i koja ume da iskoristi sve mogućnosti koje oni daju.

2. Slanje dokumenata bez provere

Ako bi postojali “smrtni gresi“ u knjigovodstvu, najveći među njima bio bi nesmotrenost. Zato je veoma važno da knjigovođa 2 puta proveri podatke u ddokumentima pre nego što ih pošalje tamo gde treba, a zlatno pravilo svakog knjigovođe trebalo bi da bude ona čuvena poslovica: “Tri puta meri, jednom seci“.

Osim pogrešno unetih brojeva, može da se desi da su netačno napisana imena ljudi ili drugi podaci, i zato knjigovođa mora pažljivo da proveri kako cifre, tako i svako slovo. Ovo pravilo ne važi samo za popunjavanje finansijske dokumentacije, nego i drugih poslovnih dokumenata (na primer, putnog lista), jer se smatra greškom i ukoliko su pogrešno napisani podaci kao što su ime ili prezime vozača, broj vozačke dozvole i slično.

3. Dopuštanje drugim zaposlenima da unose izmene u dokumenta

Kada bi za svako u firmi imao mogućnost da menja iznose na dokumentima, posledice bi bile veoma belike. Na primer, dešavaju se situacije da menadžer prodaje zaboravi da obavesti knjigovođu da je dogovorio drugu cenu sa klijentom, a greška koja zbog toga proistekne stavlja se na teret knjigovođi. Kako bi se to izbeglo, osoba zadužena za knjigovodstvene poslove mora da zabrani drugim licima da bez njenog znanja unose takve izmene, jer će u suprotnom snositi posledice zbog tuđe nemarnosti.

4. Kašnjenje u predaji dokumentacije

Bez predaje glavnih dokumenata na vreme ne može se zamisliti poslovanje nijednog preduzeća, i zato knjigovođa mora da zahteva od svojih kolega da mu dostave neophodnu dokumentaciju u predviđenom roku. Briga o glavnim dokumentima spada u nadležnost knjigovođe koji mora da nauči kolege iz kompanije da treba da mu je dostave ne “do petka“, nego do striktno određenog datuma.

6. Izvršavanje nezakonitih radnji po nalogu direktora

Menadžeri preduzeća kao i svi drugi ljudi koriste sve prilike za uštedu novca, pa tako iznalaze sve moguće načine da manje plate porez, a to ne mogu da urade bez pomoći knjigovođe čija je obaveza da svi finansijski poslovi budu odrađeni u skladu sa zakonom. Iz tog razloga, potrebno je razumeti da knjigovodstvena agencija deli rizik poslovanja sa kompanijom i da radnje izvršene na ovaj način nisu dugogorčno održive (i očekivanja da se izvrše).

Kako izbeći greške?

Naveli smo samo neke od najozbiljnijih i najskupljih grešaka koje mogu nastati u saradnji sa knjigovodstvenim agencijama, a sada ćemo da objasnimo šta može da se preduzme kako do njih ne bi došlo.

1. Korišćenje softvera za knjigovodstvo koje radi u Cloud-u umnogome olakšava rad i svode na minimum mogućnost da se pogreši prilikom unošenja podataka jer su isti centralizovani. Zahvaljujući centralizaciji podataka na jednom mestu, a pomoću automatizacije određenih operativnih radnji lakše će moći da se kontrolišu poslovni procesi.

2. Kako bi bio siguran da je “čist“ pred poreskim organima, knjigovođa mora pomno da prati izmene zakona. Zato je dobro da mu postane navika da praktično svakog dana proveri da li postoje neke novine u propisima, što će mu pomoći da izbegne glavobolju zbog dokumenata koje nije sastavio u skladu sa aktuelnom normom. Isto tako, važno je da prati da li su promenjeni obrasci za popunjavanje dokumenata, jer nadležne institucije ne priznaju dokumenta na zastarelim formularima.

3. Svedite komunikaciju isključivo na pisanu. Kako bi se osigurao kvalitet komunikacije i prostor za nesporazume sve na minimum, neophodno je komunikaciju propratiti pisanim tragom.

Želite li da budete sigurni da ste odabrali odgovarajućeg stručnjaka za vođenje poslovnih knjiga?

Obratite se PinPoint agenciji za knjigovodstvene usluge u kojoj su zaposleni visoko kvalifikovani stručnjaci koji zahvaljujući dugogodišnjem iskustvu u radu i korišćenju naprednih tehnologija obavljaju svoj posao bez greške, a vi ne morate da strepite zbog dolaska poreske ili bilo koje druge inspekcije, jer će sva vaša finansijska i poslovna dokumenta biti u skladu sa važećim propisima.